An die Geschäftspartner der ESE GmbH

Information gemäß Art. 13,14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)      

für die Ansprechpartner bei unseren Geschäftspartnern

Sehr geehrte Damen und Herren,

der Datenschutz und der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat bei uns einen hohen Stellenwert. 

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick darüber verschaffen, in welcher Weise die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erfolgt und welche Ansprüche Sie diesbezüglich gemäß des aktuellen Datenschutzrechts haben.

Unter „personenbezogene Daten“ fallen alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Unter der „Verarbeitung" Ihrer Daten ist jegliche Verwendung durch uns zu verstehen, etwa die Nutzung, Speicherung, Löschung oder die Weitergabe dieser Daten.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich im Einzelnen maßgeblich nach Ihrer Funktion im gemeinsamen Geschäftsprozess und nach den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Unabhängig davon erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung.

1 .    Verantwortlicher -im Sinne der DSGVO- für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

ESE GmbH, Friedrich-Bückling-Straße 8, 16816 Neuruppin

2.     Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter: datenschutzmanagement@ese.com

3.     Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten zu Ihrer Person zu folgenden Zwecken:

3.1.     Daten von Geschäftspartnern / Kundendaten / Lieferantendaten

Als Geschäftspartner erhalten und verarbeiten wir Daten (insbes. Name, Position, geschäftliche Kontaktdaten sowie Informationen über die Geschäftsbeziehung), die der Zusammenarbeit im Sinne der Aufgabenstellung dienen. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist demnach notwendig, damit beide Vertragsparteien gleichermaßen den sich aus dem Vertrag ergebenden Verpflichtungen nachkommen können.

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns kann durchaus auch schon vor einer vertraglich vereinbarten Zusammenarbeit stattfinden. In dem Zusammenhang sprechen wir von ‚vorvertraglichen Maßnahmen‘, die tatsächlich regelmäßig stattfinden (z.B. Verwendung der Kontaktdaten zur Angebotserstellung oder die Verarbeitung darüberhinausgehender personenbezogene Daten für die Anlage von Kunden- oder Lieferanten-konten). Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Den Großteil der für die Geschäftsbeziehung relevanten personenbezogenen Daten erheben wir bei Ihnen direkt. Darüber hinaus verarbeiten wir auch personenbezogenen Daten, soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich, die uns von Dritten berechtigt übermittelt werden.  Zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken konsultieren wir z.B. innerhalb der Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden regelmäßig die Wirtschaftsauskunftei Creditreform, Brandenburg. Hierbei erfolgt die Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, nämlich zum Zwecke der Senkung des Risikos eines Zahlungsausfalls. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser Unternehmen unterliegt diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen. Es kann daher vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeiten. Solche Pflichten gibt es beispielsweise im Steuer- und im Handelsrecht. Das Gesetz fordert hier, Daten aufzubewahren und auf Anfrage mitzuteilen. Die Finanzbehörde erhebt, z.B. im Rahmen von Steuerprüfungen, Daten wie Firmennamen und -anschrift, die Kontonummer und die Jahresumsatzzahlen unserer Kunden und Lieferanten. Die Rechtsgrund-lage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3.2.     Durchführung von Webmeetings

Für die Kommunikation mit Ihnen setzen wir unter anderem das Online-Konferenz-Tool ‚Microsoft Teams‘ ein. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz über das Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des Konferenztools erfaßt und verarbeitet.

Das Konferenztool erfaßt die Daten, die Sie für dessen Nutzung bereitstellen/eingeben (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Darüber hinaus verarbeitet das Konferenztool die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Uhrzeit) der Teilnahme an der Konferenz, die Anzahl der Teilnehmer und andere „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsprozeß (Metadaten). Darüber hinaus verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die für die Abwicklung der Online-Kommunikation notwendig sind. Dazu gehören insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher und die Art der Verbindung.

Wenn innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder anderweitig verfügbar gemacht werden, werden diese auch auf den Servern des Tool-Anbieters gespeichert. Zu diesen Inhalten gehören unter anderem Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/Sofortnachrichten, hochgeladene Fotos und Videos, Dateien und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes ausgetauscht werden.
Bitte beachten Sie, daß wir keinen vollständigen Einfluß auf die Datenverarbeitungsprozesse des eingesetzten Tools haben. Unsere Möglichkeiten werden maßgeblich durch die Richtlinien des jeweiligen Anbieters bestimmt. Einzelheiten zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Der Einsatz des Online-Konferenz-Tools dient der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.3.     Durchführung von Gewinnspielen und Umfragen

Als Geschäftspartner führen wir Gewinnspiele mit und Umfragen bei Ihnen durch. Hierbei verarbeiten wir u.U. Ihre personenbezogenen Daten (insb. Name, Position, geschäftliche Kontaktdaten).  Diese Daten werden zum Zwecke der Durchführung des Gewinnspiels bzw. der Umfrage von uns verarbeitet, soweit Sie uns eine schriftliche Einwilligung für diese Zwecke erteilt haben. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3.4.     Verwendung von Visitenkarten

Im Rahmen von allgemeinen Geschäftskontakten, Messen oder ähnlichen Veranstaltungen werden regelmäßig Visitenkarten ausgetauscht. Wir verarbeiten die auf der Visitenkarte enthaltenen personenbezogenen Daten für eine ggf. später erfolgende Kontaktaufnahme, oder die Aktualisierung unserer Daten und pflegen die Daten u.U. in das Outlook-Adressbuch und in die Kunden- / Lieferantenstammdaten im SAP ein.

Das Bereitstellen Ihrer personenbezogenen Daten ist keine vertragliche oder gesetzliche Verpflichtung. Dies bedeutet, Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sollten Sie sich dazu entscheiden uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitzustellen, hat dies folgende Konsequenzen: Kein Erhalt bedeutet folglich keine Verwendung der Visitenkarten. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

3.5.     Versand von Newslettern und Infobriefen

Als Geschäftspartner versenden wir in unregelmäßigen Abständen E-Mails oder Briefe, um Sie über Neuigkeiten zu informieren. Es handelt sich dabei z.B. um die Ankündigung eines Firmenevents, einer Messe oder auch eines neuen Produktes. Im Rahmen des Versands von Newslettern und Infobriefen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (insbes. Anrede, Titel, Name, Position sowie Ihre geschäftlichen Kontaktdaten) über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.   Unsere Interessen besteht dann in der Stärkung der Geschäftsbeziehung.

3.6.     Eintrag ins Besucherbuch

Bei einem Besuch unserer Standorte, werden Besucher dazu aufgefordert, sich in unserem Besucherbuch einzutragen bzw. werden in ein solches eingetragen. Hierbei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (insbes. Name, Firma und Zeit, Ankunfts- und Abmeldungszeit). Diese Daten verarbeiten wir zur Gewährleistung der Sicherheit an unseren Standorten. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist keine gesetzliche Anforderung, allerdings für die Sicher-stellung der Sicherheit an unseren Standorten erforderlich. Dies bedeutet, dass Sie nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sollten Sie sich dazu entscheiden, uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitzustellen, ist kein Betreten unserer Standorte möglich.

3.7.     Anfertigung und Veröffentlichung von Bildmaterial

Bei internen und externen Veranstaltungen fertigen wir unter Umständen Fotos und Videos (zusammengefasst: Bilder) zu Dokumentationszwecken an. Hierbei verarbeiten wir möglicherweise auch Bild-Daten von Ihnen als Gast oder Besucher. Dabei gehen wir davon aus, dass Sie als Teilnehmer der Veranstaltung absehen können, dass eine Dokumentation in Form von Fotografien und ggf. Filmmaterial stattfindet, zumal wir regelmäßig (z.B. im Rahmen der Einladung) über diese Datenverarbeitung informieren.  Wir stützen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf die Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht dann in der Dokumentation der Veranstaltung.

Wenn wir ausgewähltes Bildmaterial mit Ihren personenbezogenen Daten veröffentlichen (z.B. auf der Website, in Social-Media-Kanälen sowie in Printmedien) findet die Verarbeitung zum Zweck der Durchführung von internen und externen Kommunikationsmaßnahmen statt. Die Verwendung Ihrer Daten findet hierbei nur statt, wenn Sie hierin eingewilligt haben. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Das Bereitstellen Ihrer personenbezogenen Daten ist keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung. Dies bedeutet, dass Sie nicht verpflichtet sind, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sollten Sie sich dazu entscheiden, uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitzustellen, werden wir keine Fotos von Ihnen anfertigen bzw. veröffentlichen.

4.    Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

4.1.     Daten von Geschäftspartnern / Kundendaten / Lieferantendaten

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten verarbeiten müssen.

Aber auch von uns eingesetzte externe Dienstleister können zu diesen Zwecken Ihre personenbezogenen Daten erhalten. So übermitteln wir z.B. zur Leistungserbringung erforderliche Daten, wie Empfängername und Empfängeradresse, an verschieden Zustelldienstleister. 

Im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf der Basis einer Interessensabwägung zur Wahrung des berechtigten Interesses von uns oder einem Dritten, übermitteln wir u.U. Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger: öffentliche Stellen und Institutionen, Aufsichtsbehörden und -organe, Rechtssprechungs- und Strafverfolgungsbehörden, Steuerberater, Anwälte, Notare und Wirtschaftsprüfer.

4.2.     Weitergabe an externe IT-Dienstleister

Zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen und gesetzlichen Pflichten und insbesondere  zum Schutz unserer IT-Infrastruktur werden personenbezogenen Daten auch durch externe IT-Dienstleister verarbeitet, die nur nach Weisung von uns tätig werden und vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet sind.

Diese Dienstleister befinden sich möglicherweise in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftraums („Drittländer“), in welchem das anwendbare Recht nicht das gleiche Datenschutzniveau wie im EWR gewährleistet. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für welche die EU-Kommission entschieden hat, daß ein angemessenes Datenschutzniveau iSd Art. 45 Abs.1 DSGVO vorliegt oder wir setzen Maßnahmen, um zu gewährleisten, daß die Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen. Dazu verwenden wir die seitens der Europäischen Kommission genehmigten EU-Standardvertragsklauseln.

Sie können eine Kopie der geeigneten und angemessenen Garantien und Maßnahmen bei uns anfragen.

Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziffer 2.

4.3.     Durchführung von Gewinnspielen und Umfragen

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Durchführung der Gewinnspiele und Umfragen verarbeiten müssen.
Zur Durchführung unserer pseudonymen Umfragen, arbeiten wir mit in Deutschland ansässigen, externen Dienstleistern, die den Fragebogen in einem Online-Tool zur Verfügung stellen. Die Einladung an die Teilnehmer der Umfrage erfolgt grundsätzlich eben nicht durch diese externen Dienstleister. Gerade deshalb ist eine datenschutzkonforme Verarbeitung der Umfragedaten sichergestellt. Das bedeutet, dass diese externen Dienstleister keine personenbezogenen Daten von Ihnen von uns erhalten.

Der Versand der Einladungen an die Umfrageteilnehmer erfolgt durch uns direkt oder durch einen von der Umfrage unabhängigen anderen Dienstleister, den wir als Auftragsverarbeiter einsetzen und der für diesen Zweck von uns die erforderlichen Daten (Ihre Kontaktdaten) übermittelt bekommt.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland findet nicht statt und ist auch nicht in Planung.

4.4.     Verwendung von Visitenkarten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten ggf. an den zuständigen Ansprechpartner in unserem Unternehmen. Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland findet nicht statt und ist auch nicht in Planung.

4.5.     Versand von Newslettern und Infobriefen

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Durchführung des Versands der Newsletter und Infobriefe verarbeiten müssen.

Der Versand an Sie erfolgt durch uns direkt oder durch einen von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter, der für diesen Zweck von uns die erforderlichen Daten (Ihre Kontaktdaten) übermittelt bekommt. Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland findet nicht statt und ist auch nicht in Planung.

4.6.     Eintrag ins Besucherbuch

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig nicht weiter, es sei denn, dies ist auf der Basis einer Interessensabwägung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig (z.B. zur Verhinderung und Aufklärung einer Straftat).

4.7.     Anfertigung und Veröffentlichung von Bildmaterial

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten findet nur in der Weise statt, wie wir es mit Ihnen im Rahmen Ihrer Einwilligung vereinbart haben.


5.    Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen von drei bis dreißig Jahren). Zudem speichern wir Ihre Daten, soweit wir zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs-fristen dazu verpflichtet sind: Zu nennen sind insbesondere das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.

6.    Ihre Rechte

Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Sollten die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie nach Maßgabe von Art. 16 DSGVO deren Berichtigung verlangen.

Unter der Voraussetzung der Art. 17 und 18 DSGVO können Sie die Löschung und die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Für den Fall, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO zu. Das bedeutet, dass sowohl Sie selbst die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten als auch die Übermittlung an einen Dritten verlangen können, wenn dies technisch machbar ist.

Gemäß Art. 21 DSGVO können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten in den Fällen widersprechen, in welchen wir uns auf unsere berechtigten Interessen als Rechtfertigung für die Verarbeitung stützen.

Wenn Sie Näheres zu Ihren Rechten erfahren oder wenn Sie Ihre Rechte ausüben wollen, können Sie sich selbstverständlich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden. (datenschutzmanagementese.com)

Zusätzlich haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht unter Einhaltung der Datenschutz-gesetze erfolgt. Die Kontaktdaten der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Telefon: 03 32 03/356-0, Telefax: 033203/356-49, E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

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